Vacatures Secretarieel

 

Online inschrijven


 

Office Manager parttime tijdelijk

11-01-2018
Type:Tijdelijke baan
Uren:24
Looptijd:4-5- maanden
Plaats:Leiden
Bedrijfsprofiel:Internationale organisatie
Vestiging:Uitzendbureau Leiden
Functieomschrijving
Ter vervanging van een collega die met zwangerschapsverlof gaat, zijn wij voor tijdelijk op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde Office Manager. Je neemt uiteenlopende taken uit handen en zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed georganiseerd is.
Als spil van de organisatie heb je een breed takenpakket en voldoende ruimte voor eigen initiatief. Het is daarom belangrijk dat je beschikt over een aantal eigenschappen: zelfstandig, proactief en kunnen schakelen tussen de verschillende werkzaamheden.

Onze opdrachtgever is een bedrijf op het BioSciencePark in Leiden. Het is niet nodig om inhoudelijke kennis te hebben van de producten/diensten, wij zijn vooral op zoek naar een enthousiaste collega die het leuk vindt om de verschillende taken op te pakken en iets nieuws te leren.
De sfeer is informeel, er wordt goed samengewerkt en daarom zien wij graag dat iemand omgevingsbewust is en een goed gevoel voor verhoudingen heeft.

Een greep uit het takenpakket:

  • Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie (mail/telefoon)
  • Ontvangen van bezoekers
  • Verzorgen en controleren van de facturatie: invoeren, opslaan, archiveren en uitzoeken van betalingen
  • Financiele administratie ter voorbereiding van de rapportages
  • PowerPoint presentaties voorbereiden en klaarzetten (aan de hand van aangeleverde inhoud)
  • Organiseren en boeken van reizen, aanmeldingen congressen verzorgen
  • Agendabeheer
  • Kantoorbestellingen en lunch verzorgen
  • Overige office/facilitaire taken (voorraadbeheer, kantoor netjes houden, koffie/thee, contact onderhouden met gebouwbeheerder)
Vereisten
Vanwege de grote mate van zelfstandigheid is een proactieve houding erg belangrijk. Je bent niet bang om verantwoordelijkheid te dragen en durft het voortouw te nemen ten behoeve van de verbetering van de interne organisatie.

Verder herken je jezelf in onderstaand profiel;

  • Zeer goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en het Engels, zowel in woord als geschrift
  • Cijfermatig goed onderlegd
  • Goede omgang met het Officepakket en andere systemen (bijv. Adobe programma's). Wij zoeken niet iemand die met een bepaald systeem heeft gewerkt, maar iemand die snel een goed inzicht heeft in automatiseringssystemen
  • Groot organisatorisch talent
  • Zeer gestructureerd en gemotiveerd met oog voor detail.
  • Je durft je verantwoordelijkheid te nemen en staat stevig in je schoenen
  • Omgevingsbewust en een goed gevoel voor verhoudingen

Bij voorkeur 4 dagdelen per week aanwezig, wij gaan uit van 24 uur en dit is nog bespreekbaar. Mocht je iets meer of minder uren beschikbaar zijn, dan horen wij ook graag van je.
 

Laatst bekeken