Vacatures Secretarieel

 

Online inschrijven


 

Management Assistent 32 tot 40 uur

09-02-2018
Type:Tijdelijke baan
Uren:32
Looptijd:6 maanden
Plaats:Leiden
Bedrijfsprofiel:Internationale organisatie
Vestiging:Uitzendbureau Leiden
Functieomschrijving
Heb jij ruime werkervaring als Management Assistent en spreek jij je talen? Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een ervaren Management Assistent die altijd een stap vooruitdenkt en ontzorgt!!

Onze opdrachtgever is een internationaal bedrijf in de omgeving Leiden. De functie is voor 40 uur, maar minder uur is eventueel bespreekbaar mits er ruime ervaring is opgedaan (minimaal 32 uur per week).

Hieronder vind je een greep uit je werkzaamheden:

  • Ondersteunen van de directie en het MT
  • Rapportages opstellen
  • Complex agendabeheer
  • Het zorgdragen voor een optimale procesgang van alle secretariële-, administratieve en organisatorische zaken
  • Je bent verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande correspondentie (telefoon, email, post etc)
  • Notuleren (dit zal in het Nederlands en Engels zijn)
  • Aanleveren van vergaderstukken en actiepuntenlijsten
  • Het organiseren en reserveren van vergaderingen (uitnodigingen versturen, vergaderruimtes reserveren intern en extern, registreren van bezoekers, het verzorgen van alle materialen, catering e.d.)
  • Presentaties voorbereiden en aanleveren
  • Ontvangen van bezoekers, leveranciers en externe relaties
  • Coördineren en bewaken van lopende processen
  • Boeken van o.a. hotels, vliegtickets
  • Digitaliseren en archiveren
  • Ad hoc zaken
  • Facilitaire werkzaamheden (voorraadbeheer, bloemen bestellen, kaartjes versturen, verjaardaglijst bijhouden)
  • Overige administratieve werkzaamheden
Vereisten
  • Afgeronde HBO opleiding
  • Minimaal 4-5 jaar werkervaring als Management Assistent of vergelijkbare functie
  • Visitekaartje van het bedrijf / representatief
  • Sterke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
  • Kennis van MS Office (voornamelijk Excel, Outlook en Powerpoint)
  • Goed kunnen inspelen op de behoefte van de directie
  • Passie voor organiseren en regelen
  • Je gaat overzichtelijk te werk
  • Stressbestendig
  • Snel kunnen schakelen
 

Laatst bekeken